Soutien aux affiliés dans la gestion administrative des projets étudiés

Le Service administratif des Bureaux d’études accompagne nos affiliés dans la gestion administrative des projets étudiés et réalisés et ce, notamment, au moyen du logiciel 3P. 

Depuis 2016, le Service a connu une évolution de la composition de son personnel ainsi que des missions qu’il est amené à remplir en devenant un maillon essentiel du Service d’études Aux Affiliés (SAA) de l’INASEP. En effet, il s’est vu confier la gestion de l’ensemble des marchés publics passés par l’INASEP (en tant que pouvoir adjudicateur) ou confiés à l’INASEP (en tant qu’auteur de projet pour nos affiliés).

À ce titre, les dossiers étudiés et suivis par nos Bureaux d’études passent entre les mains de notre Service administratif notamment durant les phases clés :

• élaboration d’une convention particulière d’étude et suivi des approbations/ratifications auprès des Affiliés ;
• établissement des clauses administratives des cahiers des charges ; 
• mise en œuvre des procédures de marchés publics de la publication à l’ouverture des offres ;
• élaboration des rapports d’examen des offres et proposition d’attribution des marchés ;
• suivi des dossiers en phase réalisation : de la gestion des états d’avancement jusqu’au décompte final et à la réception définitive ;
• facturation et gestion administrative des différentes étapes des dossiers.

L’ensemble des étapes de réalisation de nos marchés publics listées ci-dessus se réalisent notamment grâce à l’outil 3P. Cet outil nous permet de gérer notre base de données, de générer divers documents administratifs et d’assurer une gestion optimale des dossiers de manière digitale. De plus, l’outil 3P nous permet de partager nos données directement avec nos affiliés (principalement les communes) et ainsi permettre un partage et une synchronisation des données et de l’avancement des marchés publics. 3P nous permet également d’assurer un monitoring du nombre de dossiers par Affilié, par année, par nature, par gestionnaire au sein de notre service.

Notre Service se compose de huit personnes affectées à des tâches spécifiques ou à un domaine d’activité particulier.

Afin d’assurer un service de qualité aux différents départements de l’INASEP, nous avons réparti la gestion administrative des marchés publics (par communes affectées aux gestionnaires).