L’INASEP est profondément attachée au respect de votre vie privée et accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter dans le cadre de l’exécution de ses activités et de ses missions d’intérêt public.

L’INASEP s’engage à traiter vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente, conformément aux dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

La présente déclaration de confidentialité a pour objet de vous informer, de manière claire et transparente, sur la manière dont l’INASEP collecte et traite vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités de distribution de l’eau potable, d’assainissement des eaux usées, de l’utilisation de son site web et de la gestion de ses réseaux sociaux.

Pour plus de clarté, la présente déclaration de confidentialité est rédigée sous forme de questions et de réponses.

A. Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ? Ou, qui détermine « pourquoi » et « comment » vos données sont traitées ?

Le responsable du traitement de vos données est l’« Intercommunale namuroise de Services publics », ci-après dénommée l’« INASEP » ou « nous ». Il s’agit d’une société coopérative représentée par Didier Hellin, Directeur général.

Coordonnées complètes :

INASEP
Siège social : Rue des Viaux 1B, 5100 Namur
Numéro d’entreprise : 0218.735.790
Tél : +32 (0)81 40 75 11
e-mail : info@inasep.be

B. Qui est le délégué à la protection des données (DPO) ?

L’INASEP a désigné un délégué à la protection des données (ci-après « DPO »). Le DPO a notamment pour mission de conseiller le responsable du traitement et de contrôler le respect du RGPD.

Il est également une personne de contact pour répondre à vos questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits.

La mission de DPO a été confiée par l’INASEP à la société Octogone Consulting SRL. Vous pouvez le contacter par mail à l’adresse dpo@inasep.be ou par simple courrier à l’adresse suivante :

INASEP
A l’attention du Délégué à la Protection des Données
Rue des Viaux, 1B
5100 Namur

C. Pourquoi est-ce que l’INASEP traite vos données et sur quelles bases légales le fait-elle ?

Au regard de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, l’INASEP est considérée comme autorité publique qui poursuit des missions d'intérêt public.

Ses missions sont notamment consacrées par le livre II du Code de l’environnement constituant le Code de l’eau.
Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies et traitées par l’INASEP en vue d’atteindre les finalités ci-dessous et sur les bases juridiques suivantes :

Dans le cadre de ses missions d’intérêts publics (art. 6, 1, e) du RGPD) :

En ce qui concerne la gestion de l’eau potable et l’assainissement des eaux usées

  • Gestion de la facturation :
    • Emettre et envoyer les invitations à payer aux débiteurs ;
    • Assurer le suivi des paiements associés.
  • Gestion du recouvrement :
    • Assurer le suivi des créances et des montants dus ;
    • Envoyer les rappels de paiement ;
    • Gérer les demandes et le suivi des plans d’apurement.
  • Gestion des contentieux et précontentieux :
    • Gérer les litiges impliquant l’organisation ;
    • Assurer le suivi des procédures précontentieuses ;
    • Coordonner les interventions avec les avocats et les services internes.
  • Gestion des études des projets :
    • Identifier les propriétaires et occupants des parcelles potentiellement concernées par l’implantation du projet ;
    • Notifier les personnes concernées par courrier préalablement aux levés topographiques.

 

  • Gestion des emprises (acquisitions et occupations temporaires) :
    • Identifier les propriétaires et occupants des parcelles concernées par les futurs travaux ;
    • Notifier les personnes concernées par courrier et assurer la gestion des demandes d'informations complémentaires ;
    • Établir et faire signer les conventions d'occupation temporaire ou d'acquisition, le cas échéant sur la base de la fiche de renseignements ;
    • Le cas échéant, instruire la procédure d'expropriation judiciaire.

 

  • Gestion des essais de sol :
    • Identifier les parcelles nécessitant un essai de sol ;
    • Avertir les propriétaires et occupants concernés de la réalisation d'essais de sol sur leur parcelle ;
      • Planifier les interventions sur site ;
      • Réaliser les essais de sol et établir un rapport.
  • Gestion du début des travaux et états des lieux :
    • Avertir les personnes concernées du début des travaux ;
    • Réaliser un état des lieux avant travaux sur les parcelles concernées ;
    • Réaliser un état des lieux après travaux sur les parcelles concernées.
  •  Gestion des accès, de la sécurité et de la vidéosurveillance :
    • Contrôler et gérer les entrées et sorties des visiteurs ;
    • Identifier les auteurs de dégradations et d’infractions aux ouvrages ;
    • Protéger les personnes et les biens de l’entreprise.

 

  • Gestion des plaintes :
    • Assurer la réception et l’enregistrement des plaintes ;
    • Assurer le suivi et le traitement des dossiers ;
    • Assurer la communication avec les plaignants.

En ce qui concerne spécifiquement la gestion de l’eau potable

  • Gestion des raccordements de particuliers :
    • Gérer les demandes des usagers et organiser les interventions (prise de rendez-vous et planification) ;
    • Etablir les devis liés aux travaux à réaliser ;
    • Assurer la validation des travaux et le suivi administratif auprès des usagers et des autorités compétentes ;
    • Gérer les relevés d’index.
  • Gestion des fuites :
    • Gérer les demandes des usagers et organiser les interventions ;
    • Assurer le suivi des demandes des usagers.
  • Facturation :
    • Gérer les relevés de consommation et en vérifier la cohérence ;
    • Assurer la facturation des consommations.
  • Gestion des mauvais payeurs :
    • Gérer les situations d’impayés et en analyser les causes ;
    • Mettre en place et assurer le suivi des solutions de régularisation (plans d’apurement, mises en demeure) ;
    • Assurer le suivi des procédures contentieuses.

 

  • Gestion des demandes de permis :
    • Gérer les demandes ;
    • Emettre un avis et des remarques sur le projet et les transmettre la Commune.
  • Gestion des purges sur le réseau :
    • Informer les clients concernés en cas de purge sur le réseau.
  • Gestion des déménagements :
    • Gérer les demandes de déménagement des usagers ;
    • Assurer la mise à jour des données contractuelles et des informations clients.

 

  • Gestion des mises hors service :
    • Gérer les demandes de mise hors service ;
    • Organiser et planifier les interventions techniques ;
    • Assurer la validation, le suivi administratif des dossiers et la formalisation des travaux réalisés.
  • Gestion des ouvrages de production :
    • Gérer les accès aux ouvrages de production situés sur des terrains appartenant à des tiers ;
    • Assurer la coordination avec les propriétaires ou occupants concernés pour les interventions sur site.

 

  • Suivi de la qualité de l’eau :
    • Gérer les demandes ou signalements des usagers relatifs à la qualité de l’eau ;
    • Assurer le suivi des demandes.
  • Gestion des analyses de l’eau :
    • Gérer les demandes clients et assurer le suivi administratif des dossiers ;
    • Réaliser les devis et planifier les rendez-vous ;
    • Organiser les interventions et assurer la traçabilité des échantillons ;
    • Établir les rapports d’intervention et les envoyer aux clients ;
    • Gérer la facturation des services.

 

  • Gestion des assurances :
    • Gérer les sinistres et les relations avec les assurances ;
    • Assurer le suivi administratif des dossiers.

En ce qui concerne spécifiquement l’assainissement des eaux usées

  • Gestion des raccordements de particuliers :
    • Exécuter le raccordement à l'égout des particuliers.
  • Gestion des visites des STEP :
    • Gérer les demandes de visites ;
    • Organiser les visites.
  • Gestion des vidanges de fosses septiques :
    • Planifier et coordonner les vidanges de fosses septiques et le transport vers les stations d’épuration.

En ce qui concerne la gestion du site web de l’INASEP et de ses pages sur les réseaux sociaux

  • Assurer le fonctionnement et la maintenance du site web et de son espace client ;
  • Organiser les visites de stations d’épuration ;
  • Gérer et animer nos pages sur les réseaux sociaux ;
  • Interagir avec les utilisateurs des réseaux sociaux (répondre aux messages, commentaires et demandes).

Dans le cadre de l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (art. 6, 1, b) du RGPD) :

  • Créer et gérer les comptes clients ;
  • Répondre aux demandes des clients en fonction de leurs besoins.

Dans le cadre du respect d’une obligation légale (art. 6, 1, c) du RGPD) :

  • Gérer les assurances sinistres en responsabilité civile ;
  • Gérer les enquêtes de sur- / sous-consommation ;
  • Prévenir les propriétaires de biens immobiliers des remplacements de compteurs.

Avec votre consentement obtenu au préalable (art. 6,1, a) du RGPD) :

  • Gérer les inscriptions et désinscriptions à la newsletter ;
  • Améliorer votre confort de navigation sur le site web et améliorer nos contenus à partir des cookies optionnels.

D. Quelles sont les catégories de données à caractère personnes que l’INASEP traite ?

Dans le cadre de sa mission de service public relative à la gestion de l’eau potable et de l’assainissement des eaux dans la Province de Namur, et des services proposés notamment via son  site web dédié, l’INASEP est susceptible de traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone, adresse d'intervention, adresse de facturation, adresse de résidence principal, adresse e-mail, identifiants attribués) ;
  • Données d’identification électronique (adresse IP, cookies, identifiants de connexion) ;
  • Détails personnels (lieu et date de naissance, état civil) ;
  • Numéro de registre national ;
  • Détails sur les membres de la famille ou du ménage (composition de ménage ; contrat de mariage ; cohabitation légale) ;
  • Détails relatifs aux assurances ;
  • Données relatives aux caractéristiques des logements (bien propre ou loué, coordonnées du propriétaire, coordonnées du locataire, données cadastrales) ;
  • Données relatives aux emprises/expropriations pour l’assainissement (localisation, nature de travaux) ;
  • Données figurant dans les états des lieux ;
  • Données d'identification financière (numéros d’identifiant et de comptes bancaires, numéros de cartes de crédit ou de débit, numéro de transaction) ;
  • Données relatives à des aides financières ;
  • Données de transactions financières (montants dus et payés, mode de paiements) ;
  • Signature ;
  • Données relatives à des dettes et des dépenses (données de recouvrement) ;
  • Données de style de vie (détails concernant la consommation de biens ou de services) ;
  • Données de santé physique (certificat médical de personnes sous dialyse, avis médicaux dans le cadre des sinistres en responsabilité civile) ;
  • Données relatives à des plaintes, incidents ou accidents (informations relatives à un accident, un incident ou une plainte, nature des dommages ou blessures, personnes impliquées) ;
  • Accords et règlements ;
  • Images vidéo des caméras de sécurité placées sur les sites de l’INASEP ;
  • Heures d’arrivées/départs (registre des visiteurs) ;
  • Données relatives aux décisions de justice ;
  • Toute autre information que vous communiquez dans un formulaire, un message, une pièce jointe, un commentaire ou un échange avec l’INASEP et qui pourrait contenir des données à caractère personnel.

Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration et à la réglementation relative à la protection des données (dont le RGPD et loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel). Le traitement de ces données ne prévoit par ailleurs pas de prise de décision automatisée.

En toute circonstance, l’INASEP s’engage à ne collecter et à ne traiter les données à caractère personnel que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente déclaration de confidentialité.

Dès lors, la fourniture des données à caractère personnel portées sur les différents supports de l’INASEP est généralement obligatoire. Dans certains cas toutefois, il se peut que certaines données à caractère personnel collectées soient optionnelles et ne doivent pas obligatoirement être communiquées. Le cas échéant, une mention spécifique est prévue à cet effet afin de vous informer du caractère obligatoire ou optionnel de la collecte des données concernées.
Dans ces hypothèses, la non-fourniture et/ou l’inexactitude des données à caractère personnel portées sur les différents supports pourrai(en)t, le cas échéant, vous empêcher d’accéder à certains services proposés par l’INASEP.
 

E. D’où proviennent les données que l’INASEP traite ?

  • De vous-même en tant que clients ou citoyens concernés par les missions de l’INASEP ;
  • Des propriétaires de biens loués ou des précédents propriétaires en cas de changement d’occupants ;
  • Des administrations communales associées de l’INASEP ;
  • Des affiliés de l’INASEP ;
  • De sources accessibles au public ;
  • Les autorités administratives actives dans le secteur de l’eau et de l’énergie (ORES, SPGE, SWDE, etc.) ;
  • De sources authentiques publiques (Registre national, Registre du cadastre, …).

L’INASEP est également susceptible de collecter des données à caractère personnel lors de votre navigation sur son sites web sans que vous nous les communiquiez.

F. Qui aura accès à vos données à caractère personnel ?

L’INASEP pourrait être amenée à communiquer vos données à caractère personnel à plusieurs destinataires dans le cadre des traitements de données à caractère personnel réalisés pour les finalités qu’elle poursuit et qui sont reprises ci-avant.

De manière générale, l’accès aux données à caractère personnel est strictement limité aux collaborateurs de l’INASEP qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leurs missions en lien avec la gestion de l’eau potable et de l’assainissement des eaux usées et lorsque vous visitez son site web dédié ou ses pages sur les réseaux sociaux.

Toutes les personnes ayant accès aux données à caractère personnel sont tenues par une obligation de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations. En l’espèce, il peut s’agir des destinataires suivants :

  • Les membres du personnel de l’INASEP ;
  • Les administrateurs de l’INASEP ;
  • Le Bureau exécutif de l’INASEP ;
  • Les sous-traitants chargés de traitements définis par l’INASEP (dont les prestataires informatiques en charge du système d’information de l’INASEP, les prestataires en charge des essais de sol, etc.) ;
  • Les géomètres mandatés par marché public en lien avec les emprises ;
  • Les administrations communales partenaires et associées de l’INASEP ;
  • Les autorités administratives actives dans le secteur de l’eau (SPGE, SWDE, Comité d’acquisition immobilière (CAI), SPW, etc.) ;
  • Les compagnies d’assurance, courtiers et experts ;
  • Le SPF Justice dans le cadre d’expropriations ;
  • Les huissiers, avocats et créanciers dans le cadre des procédures de recouvrements ;
  • Les services de police et les agents constatateurs dans le cadre de leurs missions de polices judiciaires.

Aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit belge, tel qu’un juge d’instruction.

En tout état de cause, l’INASEP ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

G. Est-ce que l’INASEP fait usage d’un processus décisionnel automatisé ?

Le traitement de vos données ne prévoit pas de décision automatisée.

H. Vos données sont-elles transférées à l’étranger ?

Transfert de données au sein de l’Espace Economique Européen

Pour les nécessités de certaines activités de traitement réalisées par l’INASEP, certaines données sont transférées au sein de l’Espace Economique Européen. Au sein de l’Espace Economique Européen, les données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection.

Transfert de données hors de l’Espace Economique Européen

Pour les nécessités de certaines activités de traitement, certaines données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Espace Economique Européen. L’INASEP transfère les données à caractère personnel et/ou octroie l’accès à celles-ci à un sous-traitant, prestataire ou tiers situé dans des États non-membres de l’Espace Economique Européen uniquement lorsque :

  • Il se situe dans un Etat qui assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;
  • Des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément au RGPD, comme par exemple :
    • La signature des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (2019/914/UE) ; ou
    • Le recours à des règles d’entreprises contraignantes approuvées ; ou
    • L’application d'un code de conduite approuvé.

Aujourd’hui, les données à caractère personnel que l’INASEP transfère directement/indirectement en-dehors de l’Espace Economique Européen sont celles traitées par différents prestataires de services informatiques situés aux États-Unis et qui opèrent conformément à la décision d’adéquation pour les États-Unis (« EU-US Data Privacy Framework »).

I. Combien de temps est-ce que l’INASEP conserve vos données ?

L’INASEP est occupée à déterminer des règles précises concernant la durée de conservation des données à caractère personnel. Cette durée varie selon les différents objectifs poursuivis par l’INASEP et tient compte des éventuelles obligations légales à conserver certaines de vos données.

Les durées de conservation sont définies de manière à permettre à l’INASEP de traiter vos demandes, d’assurer la gestion et le suivi de celles-ci, et/ou de mener à bien notre mission, tout en respectant le principe de proportionnalité selon lequel les données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

D’emblée, il est précisé que l’ensemble de ces données à caractère personnel pourraient être conservées plus longtemps que les durées prévues au sein de cet article :

  • Soit après obtention de votre accord ;
  • Soit, sous forme d’archives, pour répondre aux obligations légales et réglementaires éventuelles qui s’imposent à nous, ou encore pendant les délais légaux de prescription ou d’opposition ;
  • Soit encore, sous forme de réutilisation à des fins historiques, statistiques ou de recherche.

J. Quels sont vos droits en vertu du RGPD ?

Conformément au RGPD, vous disposez, en tant que personne concernée, des droits suivants :

  • Droit d’accès :
    • Le droit d’accès vous permet d’obtenir, sur demande, une copie ainsi que de l’information sur les données à caractère personnel que l’INASEP détient sur vous.
    • Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander qu’elles soient complétées.
  • Droit à l’effacement :
    • Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas si :
      • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;
      • Les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ;
      • L’utilisateur, personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers.
      • Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.
  • Droit à la limitation du traitement :
    • Dans certains cas, vous avez le droit de demander que l’utilisation de vos données à caractère personnel soit limitée, conformément à la législation applicable. Lorsque ce droit est exercé, vos données peuvent uniquement être conservées et ne peuvent être utilisées que dans des cas limités, à savoir avec votre consentement, pour faire valoir ou défendre des droits en justice, pour protéger les droits d’une autre personne, ou pour des motifs importants d’intérêt public.
  • Droit à la portabilité des données :
    • Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Ce droit n’existe que si la base légale du traitement est fondée sur l’article 6, § 1er, a) ou l’article 9, § 2, a) (consentement) ou l’article 6, § 1er, b) (exécution d’un contrat) du RGPD. Notez que les autorités publiques traitent des données à caractère personnel essentiellement parce qu’elles en ont l’obligation ou exercent des missions d’intérêt public ou relevant de leur exercice.
  • Droit d’opposition :
    • Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, § 1, e) du RGPD (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public). Dans ce cas, l’INASEP devra cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins qu’elle ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
  • Droit de retirer son consentement :
    • Pour autant que le traitement se fonde sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Pour obtenir de plus amples informations ou exercer vos droits, veuillez contacter l’INASEP à l’adresse suivante : dpo@inasep.be.
 

K. Votre droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

L’INASEP met tout en œuvre pour traiter vos demandes et pour donner suite à l’exercice de vos droits dans les meilleurs délais.
Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire à tout moment une demande d’information, de médiation ou une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation du RGPD.

  • Par voie électronique : Directement via le portail citoyen sécurisé sur le site web de l’APD (https://autoriteprotectiondonnees.be). L’accès s’effectue de manière sécurisée (via l’application itsme ou votre carte d’identité) et vous permet de suivre l’évolution de votre dossier en temps réel.
  • Par courrier postal : Si vous n’êtes pas en mesure d’utiliser le portail en ligne, vous pouvez envoyer votre demande à l’adresse suivante : Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, en remplissant le formulaire adéquat sur le site internet de l’APD.

L. Droit applicable et juridiction compétente

La présente déclaration est régie par le droit belge.

Sous réserve des dispositions impératives applicables, tout litige relatif à l'interprétation, à la validité ou à l'exécution de la présente déclaration relève de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Namur.
La présente clause est sans préjudice du droit de toute personne concernée d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données ou d'exercer tout autre recours administratif ou juridictionnel conformément au RGPD et aux dispositions légales applicables.

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